Cómo elegir un servicio de despacho de camiones: 10 preguntas antes de firmar

Un buen servicio de despacho de camiones puede quitarle mucho trabajo de encima. Uno malo puede costarle dinero, atarlo a carga barata y amarrarlo a un contrato del que luego se arrepienta. Antes de entregar los documentos de su autoridad, vale la pena entrevistar a un despachador con el mismo cuidado con el que investigaría a un bróker. Estas son 10 preguntas que debe hacer al elegir un servicio de despacho de camiones, y cómo suenan las buenas respuestas.

Si todavía se está familiarizando con el puesto en sí, empiece con nuestro resumen de qué hace un despachador de camiones.

10 preguntas para hacerle a un servicio de despacho de camiones

1. ¿Cómo cobran y qué cubre la cuota?

En la industria es común cobrar un porcentaje del ingreso bruto de cada carga, a menudo entre el 5 y el 10 por ciento aproximadamente, o una cuota semanal fija. Ningún modelo es mejor de por sí. Lo que importa es lo que usted recibe a cambio de su dinero.

Pregunte si la cuota incluye los paquetes de alta (carrier packets) con los brókers, la negociación de tarifas, el papeleo de facturación y la ayuda fuera de horario, o si algo de eso se cobra aparte. Pregunte también por cargos de inscripción, y obtenga cada respuesta por escrito. Puede solicitar una cotización a Aero Glide Logistics en nuestra página de precios.

2. ¿Puedo aprobar cada carga?

El transportista es usted. Debe poder rechazar una carga que no le funcione a su camión, a su horario o a sus ganancias. Un buen despachador le presenta opciones con los detalles que necesita para decidir: tarifa, millas, peso, horarios de recogida y entrega, y el nombre del bróker.

Tenga cuidado con cualquier servicio que reserve cargas sin su aprobación o que lo presione para tomar carga que usted ya rechazó.

3. ¿Cuáles son las condiciones del contrato?

Pregunte si hay un plazo mínimo, con cuánta anticipación debe avisar para cancelar y si hay algún cargo por salirse. Lea el contrato antes de firmar. Si algo no está claro, pídale al despachador que se lo explique en palabras sencillas o pida a alguien de su confianza que lo revise.

4. ¿Con qué tipos de equipo y rutas trabajan?

Despachar un reefer (refrigerado) no es lo mismo que despachar una plataforma (flatbed) o un camión de caja (box truck) de 26 pies. Cada uno tiene sus propios brókers, patrones de carga y requisitos. Pregunte si el despachador trabaja con regularidad con su tipo de equipo y en las regiones donde usted quiere operar.

En Aero Glide Logistics despachamos dry van (caja seca), reefer, plataforma y step deck, camión de caja, hotshot y power only. Si usted opera un camión de caja, nuestra guía de despacho para camiones de caja explica qué tiene de diferente ese mercado.

5. ¿Cómo encuentran las cargas?

La mayoría de los despachadores usan load boards (tableros de cargas) como DAT y Truckstop. Los mejores también construyen relaciones de trabajo con brókers de confianza y aprenden qué rutas (lanes) suelen tener carga de regreso en sentido contrario.

Pregunte cómo planifican la siguiente carga antes de que usted entregue la actual. Un despachador que piensa una o dos cargas por adelantado puede ayudarle a reducir sus millas vacías (deadhead). Explicamos esa planificación en nuestro artículo sobre cómo reducir las millas vacías.

6. ¿Cómo negocian las tarifas?

Pídale al despachador que le explique paso a paso una llamada típica con un bróker. ¿Conoce su costo por milla? ¿Toma en cuenta las millas vacías hasta la recogida y el mercado de carga en el lugar de entrega? ¿Pregunta por el tiempo de espera (detention), el layover (pernocta) y otros cargos adicionales (accessorials) antes de reservar?

Un despachador que simplemente acepta la tarifa publicada no aporta mucho. Para ver más de cerca cómo suena una buena negociación, lea cómo los despachadores negocian mejores tarifas de flete.

7. ¿Quién se encarga del alta con los brókers y del papeleo?

Los paquetes de alta de los brókers normalmente piden su autoridad de operación, certificado de seguro, W-9, un contrato de transportista firmado y sus datos de pago. Pregunte si el despachador llena estos paquetes por usted y cómo mantiene sus documentos al día cuando se renueva su seguro.

Pregunte también quién revisa la confirmación de tarifa (rate confirmation). Alguien debe comparar la tarifa, las fechas, las direcciones y las condiciones de cargos adicionales con lo acordado antes de que se firme.

8. ¿Cómo se comunican y cuándo están disponibles?

Averigüe cómo se enterará de las cargas y las novedades: por llamada, mensaje de texto o una aplicación. Pregunte en qué horario trabaja el equipo y a quién debe contactar si algo sale mal tarde en la noche o en un fin de semana. Pregunte si trabajará con un solo despachador o con un equipo.

Tener expectativas claras desde el principio evita mucha frustración una vez que ya está en medio de una carga.

9. ¿Cómo me ayudan a cobrar?

No le pagan hasta que se entrega el papeleo. Pregunte si el despachador ayuda a reunir los conocimientos de embarque (bills of lading) y los comprobantes de entrega (POD) y si envía las facturas al bróker o a su empresa de factoraje. Si usa factoraje para sus facturas, pregunte si han trabajado con empresas de factoraje y cómo les hacen llegar los documentos.

10. ¿Cómo podré ver mis cargas, ingresos y cuotas?

Siempre debe poder ver qué transportó, cuánto pagó cada carga y cuánto le cobraron en cuotas de despacho. Pregunte si ofrecen un resumen semanal o un historial de cargas. Esa transparencia facilita juzgar si el servicio vale lo que usted paga.

Señales de alerta a las que debe prestar atención

Algunas señales de advertencia justifican retirarse:

• Quieren más control sobre su autoridad o sus cuentas del que el trabajo requiere.
• No ponen las cuotas y las condiciones por escrito.
• Prometen cifras específicas de ingresos brutos semanales o tarifas que nadie puede garantizar honestamente.
• Lo presionan para firmar rápido o para pagar cuotas altas por adelantado antes de hacer cualquier trabajo.
• Se vuelven imprecisos cuando usted pregunta cómo eligen las cargas o cómo negocian.

Cómo saber si un servicio es el indicado

El servicio de despacho indicado se ajusta a la forma en que usted quiere operar. Eso incluye sus rutas preferidas, su tiempo en casa, su tarifa mínima y cuánto quiere decidir sobre cada reserva. Un buen despachador le pregunta todo eso antes de reservar su primera carga.

Si usted tiene una autoridad nueva, pregunte cómo ayudan a los transportistas con poco historial a darse de alta con los brókers. Nuestra guía sobre las primeras cargas con una autoridad MC nueva explica qué esperar en esas primeras semanas. Para ver cómo es el proceso de incorporación con nosotros, visite cómo funciona.

Hable con Aero Glide Logistics

Con gusto respondemos directamente cada una de estas preguntas. Comuníquese a través de nuestra página de contacto o llame al (214) 233-6510, y le explicaremos cómo funciona nuestro despacho y si se ajusta a su operación.